הטמעת Google Apps בארגון – חלק 3

שלבי הטמעה נכונים בארגון:

ע”מ שנוכל לעבוד לשלב ההטמעה, יש לוודא כי השלמנו את השלבים הטכניים שלב א’ הרשמה , שלב ב’ הגדרות ה-DNS , ושלב ג’: סנכרון ל-outlook או webmail
בדומה לכל מערכת מידע / CRM / ERP בין אם מאוחסנות בענן ובין אם קיימות בארגון, יש להתייחס להטמעת שירותי הדואר כאל הטמעת מערכת ולנקוט משנה זהירות הן ברגישות לעובדים אשר מתקשים בתהליך והן בנוגע למענה טכני לבעיות.

נצרף מספר המלצות כיצד להמנע מפגיעה במשתמשים ולהטמיע בצורה חלקה את השירות החדש.

1. ע”מ להתחיל בשינוי, יש להוסיף את התיבה החדשה שהגדרנו כתיבת דואר נוספת (ולא למחוק תיבות ישנות במידה והן אינן על אותו דומיין)
   יש לכוון תיבה זו כרירת מחדל לשליחת דואר, להתחיל להתרגל אליו, בדרך זו משתמשים שמכירים את התיבות הישנות  יתחילו לבצע Reply לתיבה החדשה והמשתמש יפתח ביטחון בתיבה החדשה.
2. בשלב ב’ נתחיל במיגרציות לחשבון ה-outlook הקיים:
   1. כלי מיגרציה לחשבון רגיל:
      http://tools.google.com/dlpage/outlookmigration
   2. סנכרון ה-outlook כולו (בגרסה העסקית בלבד)
      http://www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html
3. לאחר ההמרות נתחיל להשתמש בפונקציית סנכרון יומנים שהיא פונקציה ארגונית חשובה.

 כעת משהשלמנו את סנכרון המערכת, ניתן להתקדם לפונקציות נוספות כגון שיתוף יומנים ועוד.

בהצלחה